Wielkopolskie Centrum Pediatrii (WCP) to nowoczesna placówka medyczna oferująca kompleksowe leczenie dzieci i młodzieży z całego województwa wielkopolskiego. WCP to 9 oddziałów szpitalnych oraz jedyny w regionie pediatryczny Szpitalny Oddział Ratunkowy. Placówka zatrudnia wysoko wykwalifikowany personel medyczny, który obsługuje pacjentów wymagających specjalistycznej opieki.
W ramach Wielkopolskiego Centrum Pediatrii działa 17 poradni specjalistycznych oraz zaawansowane technologicznie zaplecze diagnostyczne.
Usprawnienie obsługi pacjentów dzięki rozwiązaniom AI
Wielkopolskie Centrum Pediatrii stanęło przed wyzwaniem usprawnienia procesu telefonicznej obsługi pacjentów. Kluczowymi celami było: umożliwienie umawiania, zmiany oraz anulowania wizyt w sposób bardziej dostępny i mniej obciążający personel. Dotychczasowe ograniczenia kadrowe oraz rosnąca liczba zgłoszeń telefonicznych powodowały wydłużony czas oczekiwania na połączenie i rejestrację. Placówka zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego rozwiązania technologicznego, które gwarantuje całodobową dostępność rejestracji i zwiększa efektywność obsługi pacjentów, nawet poza standardowymi godzinami pracy.
Wielkopolskie Centrum Pediatrii zdecydowało się na współpracę z Krajowym Operatorem Chmury Medycznej (KOChM), ponieważ firma ma duże doświadczenie w projektach dla sektora opieki zdrowotnej i oferuje elastyczne rozwiązania dopasowane do potrzeb placówki. Ważnym argumentem było również to, że Asseco Medical Voicebot doskonale współpracuje z istniejącą infrastrukturą IT szpitala, w tym z systemem Asseco Medical Management Solutions (AMMS). Dodatkowo KOChM zapewnił pełne wsparcie na każdym etapie wdrożenia – od szkoleń po bieżącą pomoc techniczną, co pozwoliło na szybkie i bezproblemowe uruchomienie Voicebota bez zakłóceń w pracy rejestracji.
Wdrożenie Asseco Medical Voicebot w 17 poradniach specjalistycznych szpitala
W odpowiedzi na potrzeby WCP wdrożono nowoczesny Voicebot, który umożliwia automatyzację procesu rejestracji pacjentów. Główne cele projektu obejmowały zapewnienie dostępności rejestracji 24/7 oraz odciążenie personelu poprzez obsługę najczęstszych potrzeb pacjentów, takich jak umawianie, zmiana i anulowanie wizyt. Implementacja Voicebota przyniosła istotne usprawnienia w automatyzacji procesów obsługi terminarzy pracy lekarzy. W jednym miesiącu Voicebot obsłużył prawie dziewięć tysięcy połączeń telefonicznych. Średni czas rejestracji pacjenta skrócił się do poniżej 2 minut dzięki automatyzacji procesu przez bota. Odsetek pacjentów, którzy nie stawiali się na umówione wizyty spadł co oznacza znacznie lepsze wykorzystanie czasu lekarzy. Personel administracyjny (rejestracja) odciążył od setek rutynowych rozmów telefonicznych dziennie – mogli skupić się na bardziej złożonych przypadkach lub innych obowiązkach.
Podstawowe funkcjonalności systemu obejmują mechanizmy Sztucznej Inteligencji wykorzystywane do rozpoznawania mowy, intencji osób dzwoniących, translacji mowy na tekst i tekstu na mowę. Rozwiązanie jest zintegrowane z systemem AMMS w zakresie obsługi terminarzy. System umożliwia automatyzację tych procesów, znacząco ograniczając konieczność angażowania pracowników szpitala, przy jednoczesnym zachowaniu możliwości manualnej interwencji w przypadku potrzeby. Dodatkowo w systemie dostępny jest kreator rozmów, pełna historia połączeń wraz z ich transkrypcjami i analizą, monitoring stanu systemu. Poza rozmowami przychodzącymi system umożliwia również realizację połączeń wychodzących (połączenia wykonywane do pacjentów np. w celu potwierdzania wizyt) oraz zaawansowane raportowanie.
W realizację przedsięwzięcia zaangażowany był zespół informatyków szpitala oraz spółka Infocomp z Grupy Asseco. Asseco Medical Voicebot wspiera rejestrację pacjentów w 17 poradniach, co czyni projekt wyjątkowo rozbudowanym (średnio około 9 000 rozmów obsługiwanych miesięcznie). Dzięki wdrożeniu Asseco Medical Voicebot, WCP nie tylko zwiększyło dostępność usług, ale także usprawniło organizację pracy personelu i podniosło jakość obsługi pacjentów. To kolejny krok w kierunku nowoczesnej, efektywnej i cyfrowej opieki zdrowotnej, w której innowacyjne technologie odgrywają kluczową rolę.
Nowoczesna automatyzacja rejestracji pacjentów – Asseco Medical Voicebot w WCP
Wdrożenie Asseco Medical Voicebot w WCP to przełom w obsłudze pacjentów, który umożliwił znaczącą poprawę dostępności usług oraz optymalizację pracy personelu. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii opartych na sztucznej inteligencji, placówka skutecznie zwiększyła efektywność procesów administracyjnych i zredukowała koszty operacyjne.
Najważniejsze korzyści wdrożenia
- Skrócenie cenie czasu oczekiwania na połączenie – Voicebot jest w stanie obsłużyć jednocześnie trzynaście rozmów w momentach największego obłożenia, co istotnie eliminuje przeciążenia osób pracujących na rejestracji.
- Maksymalne wykorzystanie dostępnych terminów – system inteligentnie zarządza kalendarzem wizyt, zwiększając dostępność dla pacjentów.
- Pełna automatyzacja rejestracji – pacjenci mogą samodzielnie umawiać, zmieniać i odwoływać wizyty bez udziału personelu.
- Obsługa poza standardowymi godzinami pracy – system działa w weekendy, święta i podczas wzmożonego ruchu, zwiększając dostępność placówki.
- Odciążenie personelu – eliminacja rutynowych obowiązków administracyjnych pozwala pracownikom medycznym skoncentrować się na kluczowych zadaniach.
- Zwiększenie efektywności pracy placówki – standaryzacja procesów obsługi pacjentów i poprawa zarządzania ruchem pacjentów.
- Optymalizacja kosztów operacyjnych – zmniejszenie liczby połączeń wymagających udziału pracowników rejestracji i lepsza alokacja zasobów.
